浅谈电子文件与纸质文件同步存档的必要性

随着大数据时代的到来，快捷、丰富的信息每天都围绕在我们身边，这一切促使做档案管理工作的我们也必须更新传统观念，将原本只会做传统纸质文件归档的旧观念转变成电子文件与纸质文件同步归档的新观念。当前，很多的党政机关、企事业单位已逐步实现了无纸化办公，通俗讲就是电子文件存档。也正因为无纸化办公到来，电子文件数量的剧增，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，如何管理电子档案，如何统筹处理好电子档案与纸质档案的关系成为现今档案管理工作亟需解决的问题。

纸质文件档案存放的寿命一般比较长，短者上百年长者达千年，但是电子文件存档易传播、占用空间小、使用寿命长等优点使得纸质文件存档似乎没有保存的必要，对于这一问题，存在两种不同的观点：一是既然是无纸化办公，有了电子档案，就没必要同时再保存一套纸质档案。二是电子档案存档并不等于纸质档案就没有必要存档。那么，两种形式的档案到底有哪些不同呢？

一、从存档状态来看

（一）载体不同

传统的纸质档案是将档案数据记录在纸上进行存档。而电子档案是将档案数据直接录入电脑转存到磁盘、光盘、硬盘等电子器械上再归档，具有便于携带，便于复制的优势。

（二）管理方式不同

纸质文件归档过程是文件形成后由档案部门统一收集立卷、管理，一般一年归档整理一次。而电子文件是随着数据的发生，随时在电脑或网络上归档，具有及时、便捷、易于归档的优势。

（三）使用寿命不同

纸质文件的保存寿命比较长，排除高温、化学反应等因素，一般可以保存几百年甚至上千年。虽然电子文件具有易于转存、传播、备份的特点，但是保存到磁盘、光盘、硬盘等电子器械上，容易受磁场的影响导致退磁、消磁，或在文件传输过程中受网络病毒侵害，使原文件损坏甚至感染，还可能导致原本无病毒的文件感染病毒，最终造成文件损坏、丢失等无法挽回的结果。

（四）数据保护安全的不同

纸质文件的载体和数据合二为一的特性决定了只要注重保存好纸质不受损害就可以了，但纸质文件的保存需要良好的保存环境，比如空气干燥、温度适宜的环境。相反，电子文件的载体与数据的可分离性使文件数据随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。同时电脑病毒也是一个潜在威胁，它会在毫无防备的情况下入侵电脑，将电脑中的数据盗窃或者被破坏，从而造成文件的丢失。而且有些电子文件的载体也有类似纸质文件的载体的弊端，保存环境要求甚至更严苛，比如磁盘和光盘，如果长久保存必须放在防磁柜内，否则很容易年久消磁。

（五）存放空间的不同

纸质文件保管空间除文件本身的存放空间外，还需要有调用文件的空间，数据大爆发的今天，纸质文件数量也在逐年净值增加，同时由于档案管理人员的业务能力参差不齐，往往形成了“有文必归”的工作局面，而且档案的鉴定销毁工作繁杂等原因，造成纸质文件越来越多，存储空间急剧增加，给档案管理单位造成很大的人、财、物压力。相比之下电子文件的现实存储空间就小了很多，数量增加对现实空间的变化要求不大。

二、从规范的角度来看

纸质档案管理经历了长久的历史实践，几代人不断地进行修改、补充、完善，逐步走上了规范的轨道。特别是《国家档案局8号令》、《国家档案局9号令》、《国家档案局10号令》等相关规定的下发，进一步规范了纸质文件的档案管理范围和期限。随着社会各项事业全面发展，纸质文件的档案数量逐年增加，对浩如烟海的纸质档案，在保存管理方面要求更加严格。国家档案局作为国家档案事业的行政管理机构，多次组织专家学者对纸质档案的形成、整理、保管、利用、鉴定、统计等各个环节进行了专门研究，制定了各种标准，使纸盒子档案管理更加系统化、科学化。相比之下，我国电子文件和电子档案的管理由于形成时间相对较短，相关的规范性文件极少，再加上缺少规范化研究，目前还没有形成成熟的管理方式，有待于在今后的实际工作中不断总结成功的经验，形成完整的系统化、科学化管理方式，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。

三、从凭证性的角度来看

经过历史实践证明，纸质档案在解决各种复杂的社会矛盾和各类案件中具有不可替代的证据作用，在某种程度上具备法律效力。电子档案是一种新的载体档案，在我国属于一种新兴事物。电子档案室将档案内容以数据形式存在磁性材料或者光盘上的，由于这些载体本身具有不稳定性，所以电子档案就容易被删改或复制，证据功能大大削弱。目前虽然电子文件可以通过采取加密措施来保证安全，但由于加密技术不完备，随时都有解密的风险，导致电子档案处于一种不安全状态，从而使得电子档案的证据性受到质疑，自身所具有的法律效力无法与纸质档案相比。

文章来源：《电子设计工程》 网址: http://www.dzsjgc.cn/qikandaodu/2020/0818/555.html