浅谈电子文件与纸质文件同步存档的必要性(3)

（四）档案的利用

纸质档案的利用是传统文本的利用，载体是实体，具有相对稳定性，利用途径通过提供档案原件，提供档案副本或复印件，提供档案信息加工品满足有关档案用户的利用需要，利用方式是档案的阅览服务、外借服务、展览与陈列服务、制发档案复本服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务、档案咨询服务。

电子档案的利用改变了传统文件的利用方式，使档案信息的利用上不受时间和空间的限制，可以利用进入网络的开放档案，电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够更具利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足档案利用者的各种需求。档案人员还可以按照一定专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。利用方式是：可以向利用者提供复制有所需档案信息的磁盘、光盘等；通过网络传输；通过电脑上的信息平台用户登陆后直接提供利用。

就档案利用检索情况来看，纸质档案的检索相对复杂，必须了解档案的分类和档号的关系，才能更快查到需要的档案，与电子档案相比查寻耗时久。而电子档案不仅检索方便，还可以在相对很短的时间内检索大量的档案信息，不仅减少时间，还能全面的提供所需信息。

综上所述，从存档状态看，纸质档案存放条件简单，保管期限长，安全性强，电子档案存储空间小，管理便捷，两者互补。从规范角度看，纸质档案更加成熟，管理规范程度优于电子档案。从凭证性的角度来看，纸质档案的真实性、完整性、有效性决定了它不可替代的证据作用，优于电子档案。从经济性的角度看，电子档案不论管理还是存贮的成本远高于纸质档案，纸质档案优势毋庸置疑。从技术寿命看，电子档案载体的特殊性，存放形式的虚拟性，决定寿命的不稳定，由此纸质档案更优于电子档案。从档案管理角度看，纸质档案收集、整理、归档、利用均费时费力，但整理规范的情况下便于管理，电子档案收集、整理、归档、利用均简单便捷，但后期的定期检查、迁移需要耗费大量人力，两者互补。

总之通过以上内容，笔者认为在电脑成为主流办公工具的时代，文件在以电子方式存档的同时，还应该以纸质文件进行存档，两种不同的档案存档方式应同时保留。

基本术语注释：

电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。

背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

[1]张敏，浅谈电子文件与纸质文件同步存档的重要性[OL]，中国论文网，2013。

[2]张红夏,电子档案与传统档案管理的区别与共性[J],兰台世界，2016（S4）。

随着大数据时代的到来，快捷、丰富的信息每天都围绕在我们身边，这一切促使做档案管理工作的我们也必须更新传统观念，将原本只会做传统纸质文件归档的旧观念转变成电子文件与纸质文件同步归档的新观念。当前，很多的党政机关、企事业单位已逐步实现了无纸化办公，通俗讲就是电子文件存档。也正因为无纸化办公到来，电子文件数量的剧增，对档案管理工作来说既是机遇也是挑战，如何管理电子档案，如何统筹处理好电子档案与纸质档案的关系成为现今档案管理工作亟需解决的问题。纸质文件档案存放的寿命一般比较长，短者上百年长者达千年，但是电子文件存档易传播、占用空间小、使用寿命长等优点使得纸质文件存档似乎没有保存的必要，对于这一问题，存在两种不同的观点：一是既然是无纸化办公，有了电子档案，就没必要同时再保存一套纸质档案。二是电子档案存档并不等于纸质档案就没有必要存档。那么，两种形式的档案到底有哪些不同呢？一、从存档状态来看（一）载体不同传统的纸质档案是将档案数据记录在纸上进行存档。而电子档案是将档案数据直接录入电脑转存到磁盘、光盘、硬盘等电子器械上再归档，具有便于携带，便于复制的优势。（二）管理方式不同纸质文件归档过程是文件形成后由档案部门统一收集立卷、管理，一般一年归档整理一次。而电子文件是随着数据的发生，随时在电脑或网络上归档，具有及时、便捷、易于归档的优势。（三）使用寿命不同纸质文件的保存寿命比较长，排除高温、化学反应等因素，一般可以保存几百年甚至上千年。虽然电子文件具有易于转存、传播、备份的特点，但是保存到磁盘、光盘、硬盘等电子器械上，容易受磁场的影响导致退磁、消磁，或在文件传输过程中受网络病毒侵害，使原文件损坏甚至感染，还可能导致原本无病毒的文件感染病毒，最终造成文件损坏、丢失等无法挽回的结果。（四）数据保护安全的不同纸质文件的载体和数据合二为一的特性决定了只要注重保存好纸质不受损害就可以了，但纸质文件的保存需要良好的保存环境，比如空气干燥、温度适宜的环境。相反，电子文件的载体与数据的可分离性使文件数据随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。同时电脑病毒也是一个潜在威胁，它会在毫无防备的情况下入侵电脑，将电脑中的数据盗窃或者被破坏，从而造成文件的丢失。而且有些电子文件的载体也有类似纸质文件的载体的弊端，保存环境要求甚至更严苛，比如磁盘和光盘，如果长久保存必须放在防磁柜内，否则很容易年久消磁。（五）存放空间的不同纸质文件保管空间除文件本身的存放空间外，还需要有调用文件的空间，数据大爆发的今天，纸质文件数量也在逐年净值增加，同时由于档案管理人员的业务能力参差不齐，往往形成了“有文必归”的工作局面，而且档案的鉴定销毁工作繁杂等原因，造成纸质文件越来越多，存储空间急剧增加，给档案管理单位造成很大的人、财、物压力。相比之下电子文件的现实存储空间就小了很多，数量增加对现实空间的变化要求不大。二、从规范的角度来看纸质档案管理经历了长久的历史实践，几代人不断地进行修改、补充、完善，逐步走上了规范的轨道。特别是《国家档案局8号令》、《国家档案局9号令》、《国家档案局10号令》等相关规定的下发，进一步规范了纸质文件的档案管理范围和期限。随着社会各项事业全面发展，纸质文件的档案数量逐年增加，对浩如烟海的纸质档案，在保存管理方面要求更加严格。国家档案局作为国家档案事业的行政管理机构，多次组织专家学者对纸质档案的形成、整理、保管、利用、鉴定、统计等各个环节进行了专门研究，制定了各种标准，使纸盒子档案管理更加系统化、科学化。相比之下，我国电子文件和电子档案的管理由于形成时间相对较短，相关的规范性文件极少，再加上缺少规范化研究，目前还没有形成成熟的管理方式，有待于在今后的实际工作中不断总结成功的经验，形成完整的系统化、科学化管理方式，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。三、从凭证性的角度来看经过历史实践证明，纸质档案在解决各种复杂的社会矛盾和各类案件中具有不可替代的证据作用，在某种程度上具备法律效力。电子档案是一种新的载体档案，在我国属于一种新兴事物。电子档案室将档案内容以数据形式存在磁性材料或者光盘上的，由于这些载体本身具有不稳定性，所以电子档案就容易被删改或复制，证据功能大大削弱。目前虽然电子文件可以通过采取加密措施来保证安全，但由于加密技术不完备，随时都有解密的风险，导致电子档案处于一种不安全状态，从而使得电子档案的证据性受到质疑，自身所具有的法律效力无法与纸质档案相比。四、从经济性的角度看电子档案属于一种电子产品，具有较高的技术水平和科技含量，存储工具的特殊性要求档案管理人员要具有一定程度的信息化知识，因此从业能力相对高于纸质档案的管理。另外，电脑属于高科技产品，再加上电子档案需要用防磁设备，因此电子档案所需要的保管费用比纸质档案要高。基于以上论述，纸质档案容易保管，要求相对低，费用比较少，保存纸质档案在目前电子文件盛行的背景下也是非常必要的，如果条件具备，一个文件可以同时用两种方式保存。五、技术寿命的不同电子档案是由信息设备将信息与载体相结合起来组成的，要通过信息设备才能进行利用，如果技术水平达不到，就不能读出相应的数据信息。但纸质的档案，其纸张、字迹和字迹的相关材料三者始终是紧密相连的，它的内部因素、质量好坏与环境的保护息息有关的。也就是说，电子档案是由信息设备将其载体与信息相组合而成的，要通过软件设备才可查阅。所以，对于电子档案中数字化信息的质量好坏而言，技术的选代升级是比损坏载体本身更加严重的损害。六、从档案的管理角度看（一）收集于积累纸质文件归档的载体唯一性，这一特性决定了纸质档案归档质量只取决于对档案本身价值的鉴定收集工作，只需保证载体的文字质量就保证了档案质量。电子文件收集却复杂的多，由于电子文件的载体和呈现形式的多样化，除对档案本身价值鉴定收集外，同时需要收集相应的专用软件、背景信息等，对于重要的，需要永久保存的电子文件，同步制作纸质档案归档。在当前大数据时代，不论哪行哪业工作中产生的电子文件越来越庞杂，再加上冗余的数据，对档案收集人员的工作压力也在不断增加，所以档案收集人员的“随时形成随时鉴定”的职业素养更是至关重要。（二）文件归档纸质档案的形成单位把办理好的文件整理立卷，定期交到档案管理部门归档。电子档案的归档比纸质档案要复杂，电子档案归档分为两步，一步是实时进行的逻辑归档，另一步定期完成的物理归档。而逻辑归档方式要求比较高，需通过信息设备把电子档案存储在网络设备中，档案部门记录的是归档文件的详尽来源，通过信息设备直接查阅该电子档案，因此，移交的是电子档案的管理权限。逻辑归档方式对信息设备的要求非常之高，需要高超的技能、相关业务流程设置及信息设备的具体条件，要具备十分严谨的管理方式及稳定的网络系统环境。物理归档就是将电子档案以及相应的支持性软件、背景信息采取脱机备份，移交到档案管理部门，实行脱机保存，类似于纸质档案归档。电子档案在编辑的过程中，可实现无痕编辑，保障了电子档案的条理性和完整性。但又因为是无痕编辑，其中的很多重要信息即便是被修改或删除也难以被发现，进而使得电子档案的真实性难以保障。鉴于此，为了确保档案的真实性、完整性、有效性，档案管理人员在进行案信息的编辑过程中，应特别注意数字签名和信息认证，切实做好相应的加密保护工作，防止电子档案信息被篡改或删除，移交单位和接收单位要将检验结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》，对不合格者，退回形成单位重新制作，并再次进行检验，以确保万无一失。（三）档案的整理档案的整理就是根据档案的整体内容、地址来源、组成方式和时间等历史信息进行组合、分类、编目和排序。纸质档案的整理比较复杂化，基本是手工进行操作，效率低且劳动强度大。编目纸质档案的方式有以下几个方面：编制卷内文档的有关目录信息和备考表、编制案卷目录、每件档案加盖档号章并填写档号、封面的整体编目以及案卷外的题名撰写等，才能形成一件完整的档案，通过实际操作将这些目录进行审核。电子档案的整理涵盖两个方面：排序和分类，建立数据库。由于电子档案能通过计算机系统进行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自动化的系统对电子档案加以自由的组合分类。因电子档案在计算机的系统上运作，而计算机系统具备极强的推理功能和逻辑性，可以自行完成对提要、全文及文件名的处理，选取关键词转换成规范的分类号和主题词，进而实现自动标引，所以等于在归档时，就可以自动化实现“编目”。而电子档案检索是根据电子档案的检索系统，直接浏览、输出、检索查询文件信息，其优势是交互性强，响应的时间较短，且可提供出多种检索的途径，更能满足用户不同的检索需求。（四）档案的利用纸质档案的利用是传统文本的利用，载体是实体，具有相对稳定性，利用途径通过提供档案原件，提供档案副本或复印件，提供档案信息加工品满足有关档案用户的利用需要，利用方式是档案的阅览服务、外借服务、展览与陈列服务、制发档案复本服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务、档案咨询服务。电子档案的利用改变了传统文件的利用方式，使档案信息的利用上不受时间和空间的限制，可以利用进入网络的开放档案，电子档案的全文数字化使得利用计算机可以进行多种形式的信息处理和分析，不仅可以提供原件阅览，而且能够更具利用者的需要对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，满足档案利用者的各种需求。档案人员还可以按照一定专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。利用方式是：可以向利用者提供复制有所需档案信息的磁盘、光盘等；通过网络传输；通过电脑上的信息平台用户登陆后直接提供利用。就档案利用检索情况来看，纸质档案的检索相对复杂，必须了解档案的分类和档号的关系，才能更快查到需要的档案，与电子档案相比查寻耗时久。而电子档案不仅检索方便，还可以在相对很短的时间内检索大量的档案信息，不仅减少时间，还能全面的提供所需信息。综上所述，从存档状态看，纸质档案存放条件简单，保管期限长，安全性强，电子档案存储空间小，管理便捷，两者互补。从规范角度看，纸质档案更加成熟，管理规范程度优于电子档案。从凭证性的角度来看，纸质档案的真实性、完整性、有效性决定了它不可替代的证据作用，优于电子档案。从经济性的角度看，电子档案不论管理还是存贮的成本远高于纸质档案，纸质档案优势毋庸置疑。从技术寿命看，电子档案载体的特殊性，存放形式的虚拟性，决定寿命的不稳定，由此纸质档案更优于电子档案。从档案管理角度看，纸质档案收集、整理、归档、利用均费时费力，但整理规范的情况下便于管理，电子档案收集、整理、归档、利用均简单便捷，但后期的定期检查、迁移需要耗费大量人力，两者互补。总之通过以上内容，笔者认为在电脑成为主流办公工具的时代，文件在以电子方式存档的同时，还应该以纸质文件进行存档，两种不同的档案存档方式应同时保留。基本术语注释：电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。参考文献[1]张敏，浅谈电子文件与纸质文件同步存档的重要性[OL]，中国论文网，2013。[2]张红夏,电子档案与传统档案管理的区别与共性[J],兰台世界，2016（S4）。

文章来源：《电子设计工程》 网址: http://www.dzsjgc.cn/qikandaodu/2020/0818/555.html