浅谈电子文件与纸质文件同步存档的必要性(2)

四、从经济性的角度看

电子档案属于一种电子产品，具有较高的技术水平和科技含量，存储工具的特殊性要求档案管理人员要具有一定程度的信息化知识，因此从业能力相对高于纸质档案的管理。另外，电脑属于高科技产品，再加上电子档案需要用防磁设备，因此电子档案所需要的保管费用比纸质档案要高。基于以上论述，纸质档案容易保管，要求相对低，费用比较少，保存纸质档案在目前电子文件盛行的背景下也是非常必要的，如果条件具备，一个文件可以同时用两种方式保存。

五、技术寿命的不同

电子档案是由信息设备将信息与载体相结合起来组成的，要通过信息设备才能进行利用，如果技术水平达不到，就不能读出相应的数据信息。但纸质的档案，其纸张、字迹和字迹的相关材料三者始终是紧密相连的，它的内部因素、质量好坏与环境的保护息息有关的。也就是说，电子档案是由信息设备将其载体与信息相组合而成的，要通过软件设备才可查阅。所以，对于电子档案中数字化信息的质量好坏而言，技术的选代升级是比损坏载体本身更加严重的损害。

六、从档案的管理角度看

（一）收集于积累

纸质文件归档的载体唯一性，这一特性决定了纸质档案归档质量只取决于对档案本身价值的鉴定收集工作，只需保证载体的文字质量就保证了档案质量。

电子文件收集却复杂的多，由于电子文件的载体和呈现形式的多样化，除对档案本身价值鉴定收集外，同时需要收集相应的专用软件、背景信息等，对于重要的，需要永久保存的电子文件，同步制作纸质档案归档。在当前大数据时代，不论哪行哪业工作中产生的电子文件越来越庞杂，再加上冗余的数据，对档案收集人员的工作压力也在不断增加，所以档案收集人员的“随时形成随时鉴定”的职业素养更是至关重要。

（二）文件归档

纸质档案的形成单位把办理好的文件整理立卷，定期交到档案管理部门归档。

电子档案的归档比纸质档案要复杂，电子档案归档分为两步，一步是实时进行的逻辑归档，另一步定期完成的物理归档。而逻辑归档方式要求比较高，需通过信息设备把电子档案存储在网络设备中，档案部门记录的是归档文件的详尽来源，通过信息设备直接查阅该电子档案，因此，移交的是电子档案的管理权限。逻辑归档方式对信息设备的要求非常之高，需要高超的技能、相关业务流程设置及信息设备的具体条件，要具备十分严谨的管理方式及稳定的网络系统环境。物理归档就是将电子档案以及相应的支持性软件、背景信息采取脱机备份，移交到档案管理部门，实行脱机保存，类似于纸质档案归档。

电子档案在编辑的过程中，可实现无痕编辑，保障了电子档案的条理性和完整性。但又因为是无痕编辑，其中的很多重要信息即便是被修改或删除也难以被发现，进而使得电子档案的真实性难以保障。鉴于此，为了确保档案的真实性、完整性、有效性，档案管理人员在进行案信息的编辑过程中，应特别注意数字签名和信息认证，切实做好相应的加密保护工作，防止电子档案信息被篡改或删除，移交单位和接收单位要将检验结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》，对不合格者，退回形成单位重新制作，并再次进行检验，以确保万无一失。

（三）档案的整理

档案的整理就是根据档案的整体内容、地址来源、组成方式和时间等历史信息进行组合、分类、编目和排序。

纸质档案的整理比较复杂化，基本是手工进行操作，效率低且劳动强度大。编目纸质档案的方式有以下几个方面：编制卷内文档的有关目录信息和备考表、编制案卷目录、每件档案加盖档号章并填写档号、封面的整体编目以及案卷外的题名撰写等，才能形成一件完整的档案，通过实际操作将这些目录进行审核。

电子档案的整理涵盖两个方面：排序和分类，建立数据库。由于电子档案能通过计算机系统进行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自动化的系统对电子档案加以自由的组合分类。因电子档案在计算机的系统上运作，而计算机系统具备极强的推理功能和逻辑性，可以自行完成对提要、全文及文件名的处理，选取关键词转换成规范的分类号和主题词，进而实现自动标引，所以等于在归档时，就可以自动化实现“编目”。而电子档案检索是根据电子档案的检索系统，直接浏览、输出、检索查询文件信息，其优势是交互性强，响应的时间较短，且可提供出多种检索的途径，更能满足用户不同的检索需求。

文章来源：《电子设计工程》 网址: http://www.dzsjgc.cn/qikandaodu/2020/0818/555.html